Cómo se protege la información de tu colegio
Esta página está escrita para que la lea un rector, no un ingeniero. Explica las tres cosas que más suelen preguntarse antes de confiarle datos de menores a una plataforma.
Un colegio no ve nada de otro colegio
La plataforma aloja a varias instituciones a la vez. La pregunta razonable es qué impide que una vea los datos de otra.
La respuesta es que la separación no vive en el código de las pantallas, sino en la base de datos misma. Cada consulta lleva incorporada, antes de ejecutarse, la condición de que solo devuelva filas de las instituciones a las que pertenece quien pregunta. No es un filtro que un programador pueda olvidar poner en una pantalla nueva: es una regla del motor de base de datos que se aplica siempre.
La diferencia importa. En una aplicación donde el filtro vive en el código, un descuido en una pantalla expone datos ajenos. Aquí, ese mismo descuido devuelve una lista vacía.
Quien administra la plataforma sí es una excepción, y conviene decirlo sin rodeos: puede entrar a cualquier institución. Es lo que permite atender una avería sin esperar a que alguien del colegio esté disponible.
Lo que no puede es hacerlo en silencio. Cada entrada suya a un colegio queda anotada en la auditoría de ese colegio, con su fecha, y lo mismo cada acción que haga dentro: un mensaje suyo en el canal de un curso va firmado con su nombre, como el de cualquiera. Quien administra el centro puede consultar esa auditoría cuando quiera.
Dos cosas quedan fuera de ese acceso, y son las que lo hacen comprobable. La auditoría no la puede modificar ni borrar nadie, tampoco quien administra la plataforma, así que el rastro de lo que se hizo no lo puede quitar quien lo hizo. Y el contenido de un mensaje solo lo puede reescribir quien lo escribió: ni la administración del colegio ni la de la plataforma pueden poner palabras en boca de una docente.
Los menores de edad y el consentimiento del acudiente
La plataforma trata datos de estudiantes que en su mayoría son menores: nombre, curso, calificaciones, entregas, observaciones y comunicaciones con el colegio.
Ningún menor crea su cuenta por sí mismo. La institución lo invita, y cuando el estudiante es menor de edad su acudiente presta la autorización para el tratamiento de sus datos. Esa autorización queda registrada con su fecha y con la versión exacta del documento que se aceptó, para que después pueda demostrarse qué se autorizó y cuándo.
El acudiente puede revocarla en cualquier momento desde su cuenta. La revocación también queda registrada, y no se borra la anterior: el historial de autorizaciones es lo que respalda haber tratado esos datos durante ese tiempo.
La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 reconocen además el derecho a consultar qué datos hay sobre una persona, a obtener una copia y a pedir su supresión. Las tres cosas se piden desde la propia cuenta, sin escribir a nadie.
Qué ve y qué no ve el asistente de inteligencia artificial
El asistente responde preguntas en lenguaje corriente sobre lo que ya está en la plataforma. La preocupación razonable es qué información llega a él.
Cuando alguien le pregunta algo, el asistente consulta la base de datos con la sesión de esa persona, no con una credencial propia y más poderosa. Es la misma sesión que usan sus pantallas, así que las mismas reglas deciden qué devuelve la consulta. Si un acudiente pregunta por un estudiante que no es su acudido, la consulta no devuelve nada, y el asistente lo dice.
Es de solo lectura: no crea actividades, no califica, no envía mensajes ni modifica nada. Y cada respuesta cita el registro del que salió, con enlace, para que se pueda comprobar en vez de tener que creerla.
Se advierte siempre de que quien responde es una inteligencia artificial y de que puede equivocarse, con la recomendación explícita de confirmar en la pantalla correspondiente cualquier nota, fecha o dato importante. Queda registro de qué herramienta se consultó y cuándo, para poder auditarlo; no se guarda el contenido de las respuestas.
La institución decide si lo activa. Puede apagarlo por completo, excluir roles concretos y limitar cuántas consultas puede hacer cada persona al día.
Lo demás, en breve
Las contraseñas no se guardan: se almacena una huella criptográfica de la que no se puede volver atrás. Nadie —tampoco quien administra— puede leerlas ni fijarlas.
Cinco intentos fallidos seguidos desde la misma conexión bloquean el acceso quince minutos. La cuenta no se inhabilita, para que ese mecanismo no sirva para dejar fuera a nadie.
La sesión se cierra sola tras una hora de inactividad, con aviso antes. Es el caso del portátil que queda abierto en la sala de profesores.
Los archivos que se suben se comprueban en el servidor: se mira el contenido real, no solo la extensión del nombre.
Las acciones sensibles —cambiar una nota publicada, retirar un mensaje, exportar datos— quedan registradas con su autor y su fecha.